Odnos novih i starih organizacionih dijelova :

Uvođenje CMS-a ( Case Management System ili Sistem upravljanja predmetima) podrazumijeva novu organizacionu strukturu u sudu. Uvođenje CMS-a nije zahtijevalo bilo kakvo smanjenje postojećeg broja zaposenih u sudovima.

Suštinska promjena se dogodila na nivou bivših pisarnica i prijemne kancelarije.

U punom CMS režimu, promjenio se način rada prijemne kancelarije, pisarnice po odjeljenjima u potpunosti su nestale, a formirale su se:

a) prijemna kancelarija, čiji je osnovi zadatak da registruje / registrira u CMS-u svaki dokument koji je pristigao u sud, te

b) pisarna /upisnik u kojem se čuvaju svi sudski predmeti složeni po rastućem broju i bez razdvajanja predmeta po vrsti predmeta.

U prelaznom / prijelaznom periodu još uvijek postoje i stari i novi organizacioni oblici, sa jasnom tendencijom ka ukidanju starih i u potpunosti zaživljavanju novih organizacionih oblika.

Otprema pošte ostala je nepromijenjena, s tim da se u novom režimu rada ista pozicionira ispred odlaganja predmeta u pisarnu / upisnik, što je ekvivalentno starom pozicioniranju ispred vraćanja predmeta u pisarnicu.U prelaznom / prijelaznom periodu, do trenutka odluke Predsjednika suda, dotašnji upisničari zadržavaju svoje dosadašnje pozicije i postupaju po starom načinu rada. Oni isključivo rade na predmetima koji nisu prevedeni u CMS i radni proces za njih-stare predmete ostaje u potpunosti neizmjenjen. Izričito je zabranjena interakcija ovih upisničara sa novim CMS predmetima bez posebne odluke Predsjednika suda o načinu i obimu / obujmu njihovog rada po CMS predmetima.

Radna mjesta koja postoje u CMS režimu rada:

a)         Referent za upravljanje predmetima;

b)         Referent za otpremu pošte;

c)         Referenta za unos dokumenata; 

d)         Referent za pružanje informacija

 Referent za upravljanje predmetima se stara o čuvanju i rukovanju fizičkim omotima spisa i konzistentnošću njegovog sadržaja.

            Glavne aktivnosti Referenta za upravljanje predmetima su:

1.Na početku radnog dana, Referent za upravljanje predmetima otvara kroz CMS izvještaj o predmetima koje je potrebno iznijeti za sljedeći dan sudijama / sucima. Na osnovu tog izvještaja, on vrši identifikaciju predmeta na policama, te sortiranje po sudijama / sucima.
2.Nakon sortiranja, dodaje novozaprimljene predmete, koje je predhodno obradio referent za unos dokumenata

3. Na kraju dana, prije konačne predaje predmeta daktilografima za sutrašnji dan, Referent za upravljanje predmetima provjerava da li je na listi došlo do promjena uslijed dnevnih aktivnosti ostalih radnika u sudu i nakon sravnjavanja konačno odobrava da daktilograf može preuzeti predmete za sutra.
4.Obaveza /obveza Referenta za upravljanje predmetima je da provjeri, prije iznošenja, da se svi predmeti koji se iznose sudijama / sucima, nalaze u novim omotima spisa i da imaju naljepnicu sa novim CMS brojem.

Za tačnost iznošenja starih predmeta po scontru (neregistriranih u CMS) Referent za upravljanje predmetima nije odgovoran. Obaveza/obveza dosadašnjih upisničara je da predaju tačne predmete za odgovarajući scontro unutar svojih dosadašnjih referata.
Referent za upravljanje predmetima je odgovoran samo za uredno iznošenje predmeta koji se nalaze na zbirnom CMS izvještaju za taj dan.

Na zbirnom CMS izvještaju za iznošenje sudija/sudac, odnosno njegov daktilograf, parafira prijem spisa.

Referent za rukovanje predmetima, čuva po hronološkom redu u posebnom registru sve zbirne izveštaje, koji u prelaznom / prijelaznom periodu služe kao dokaz iznošenja pre

Vraćanje predmeta od strane daktilografa :  

1.Nakon postupanja po zadacima (ako ih je bilo), daktilograf sudije /suca vraća lično / osobno sve CMS predmete (osim onih koje sudija / sudac zadržava u skladu / sukladno sa „Pravilima o zadržavanju predmeta u uredu sudije“), Referentu za otpremu pošte ili Referentu za  upravljanje predmetima (ovisno da li ima otpreme ili ne) na kraju radnog dana složene prema rastućem broju.
2.Prilikom vraćanja predmeta koji su zavedeni u CMS, Referent nije dužan da provjeri da li se u spisu nalazi isprintana/štampana naredba sudije/suca sa datim novim scontrom ili da li je scontro dat u CMS-u.

3.Davanje scontra u CMS-u je isključivo pravo i obaveza sudije/suca.

4.Referent za predmete će, po vraćanju predmeta, vratiti predmet na njegovo mjesto na policu. 

Ulaganje podnesaka i dostavnica

1.U periodu između pripreme predmeta za iznošenje i vraćanje predmeta na police nakon otpreme, zadatak Referenta je da organizuje ulaganje podnesaka koji su registrovani / registrirani na prijemnoj kancelariji.

2.Rukovodilac prijemne kancelarije će ustanoviti jasna pravila za predaju registrovanih podnesaka i dostavnica Referentu za upravljanje predmetima i staraće se za njihovo sprovođenje.

3.Referent će imati svoje pomoćnike.

4.Obaveza /obveza Referenta je da organizuje precizno i pravovremeno izvršenje svih svojih dužnosti i obaveza/ obveza.

Davanje spisa predmeta na uvid strankama ili drugim licima

1.Predsjednik suda će ustanoviti vrijeme u toku radnog dana u kom će stranke vršiti uvid u predmet.

2.Referent za upravljanje predmetima će angažovati svoje pomoćnike u situacijama kada je potrebno izvršiti kopiranje spisa ili druge slične operacije.

3.Referent za upravljanje predmetima nema ni pravo ni obavezu, da daje bilo kakve informacije strankama o predmetima, već to radi sključivo prijemna kancelarija ili stranke mogu dobiti informacije na info-kioscima kada se ustanove.

 Dužnosti i obaveze/obveze Referenta za otpremu pošte

1.U verziji 1.0 CMS-a, otpremanje pošte ostaje nepromijenjeno i radi se po procedurama koje su postojale i prije uvođenja CMS-a.

2.Pri tome je obavezno/obvezatno da daktilograf predaje predmete Referentu za otpremu pošte složene prema rastućem broju.

3.Na isti način predmete složene prema rastućem broju, Referent za otpremu predaje Referentu za upravljanje predmetima.

4.Referent za otpremu i Referent za upravljanje predmetima su dužni da odbiju prijem predmeta u slučaju kršenja pravila o slaganju predmeta prema rastućem broju, a istovremeno su dužni o tome izvjestiti Sekretara suda ili drugu osobu koju on ovlasti.

 Dužnosti i obaveze/obveze Referenta za unos dokumenata  

1.Dužnosti i obaveze Referenta za unos dokumenata su:

1.a)Registruje dokumente (podneske) pristigle na već postojeće predmete i dokumente   koji iniciraju otvaranje novog predmeta, odnosno faze, kako one koji su predati lično tako i one pristigle poštom; 

1.b)Izdaje potvrdu o prijemu;

1.c)Kreira omot spisa sa novom CMS naljepnicom;

1.d)Predaje novoformirani predmet referentu za upravljanje predmetima; 

1.e)Predaje sve registrovane podneske referentu za upravljenje predmetima kako bi ih ovaj uložio u spise.

2.Zavisno od veličine suda i obima posla organizacija unutar prijemne kancelarije može biti prilagođena tome da stranka dobije uslugu u što kraćem periodu. U tom slučaju, određeni broj referenata za unos podataka, bi kada stranka lično predaje dokumente na sud, unosio minimalno potreban broj podataka neophodnih za izdavanje potvrde o prijemu.

3.Drugi dio referenata bi vršio dodatni unos podataka u predmetima u kojima je označeno da „unos nije završen“, formirali spis (ukoliko se radi o incijalnom dokumentu), predavali takav spis kao i sve druge registrovane podneske referentu za upravljanje predmetima, kao i vršili registraciju svih podnesaka i dostavnica koji su pristigli poštom.

4.U slučaju kada se inicira nova faza u već postojećem CMS predmetu, Referent za unos dokumenata se obraća Referentu za upravljanje predmetima ili Arhivaru (zavisno od statusa predmeta) sa zahtjevom da mu se dostavi taj predmet fizički, a nakon što mu bude predat, Referent za unos dodatnih podatka kreira novu fazu u postojećem predmetu  i postupa na isti način kao sa novoformiranim predmetom tj. predaje ga Referentu za upravljanje predmetima. 

 Obaveze/obveze dosadašnjih upisničara u prelaznom/prijelaznom periodu do potpunog prelaska u CMS okruženje

1.U predmetima koji nisu registrovani/registrirani u CMS-u, upisničari postupaju u potpunosti na stari način rada do trenutka registracije takvog predmeta u CMS. Od trenutka registracije u CMS-u, sa takvim predmetom se postupa u skladu/ sukladno sa procedurama za rukovanje predmetima u CMS okruženju.

2.U predmetima koji nisu registrovani/registrirani u CMS-u, dosadašnji upisničari održavaju vođenje scontra i „pomagala“ (ročišnici, upisnici, itd) koja im omogućuju praćenje takvih predmeta.

3.Na dan scontra, upisničari su dužni da izvrše promjenu omota spisa, unesu podatke o predmetu u CMS-u uz unošenje sljedećeg scontra i da nalijepe nove naljepnice sa CMS brojem na brid omota spisa. U slučaju da postoje formirani timovi za prepakivanje, ovaj posao će biti delegiran na timove. Koordinaciju ovih aktivnosti će obavljati radnici suda određeni od strane Predsjednika suda, a nadziranje i sinhronizacija cijelog procesa je dužnost Sekretara suda ili osobe koju on odredi.

4.Nakon ovog koraka, predmete predaju Referentu za upravljanje predmetima radi sravnjavanja sa distribucijskom listom za taj dan i konačnom predajom daktilografima sudija/sudaca. Nakon ovoga upisničar će razvsti takve predmete u upisnicima oznakom „Preveden u CMS dana _______“.

5. Dužnost svih dosadašnjih upisničara je da uzajamno pružaju savjete i informacije svojim kolegama koji moraju, u novom CMS okruženju, da se susreću sa izazovima rada po svim referatima, a u starom radu nisu imali potrebu za takvom vrstom znanja.

 Završne odredbe

Nakon što je sud počeo raditi u CMS režimu rada u tjeku je i izmjena Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji u dijelu u kom se utvrđuje sistematizacija radnih mjesta,koje je potrebno u CMS režimu rada.